Auf den 1. Januar 2013 führte die Stadt Rorschach zusammen mit der elektronischen Geschäftsverwaltung einen neuen Registraturplan ein. Dieser dient der systematischen Ablage der Akten aus der Behörden- und Verwaltungstätigkeit und garantiert die spätere Wiederauffindbarkeit. Der neue Registraturplan basiert – wie im Kanton St. Gallen bei den meisten Gemeinden üblich – auf der systematischen Gesetzessammlung sGS.

Papierarchiv bleibt

Da für die Gemeinden die elektronische Langzeitarchivierung noch nicht geregelt ist, müssen die Akten weiter auch in Papierform aufbewahrt werden. Die Frist ist abhängig vom Inhalt des Schriftgutes und variiert von wenigen Jahren bis ewig. Die jeweiligen Life-Cycle-Informationen sind im Registraturplan hinterlegt. Der gesamte Archivierungsprozess lässt sich in Kombination mit der elektronischen Geschäftsverwaltung dereinst grösstenteils automatisieren. Derzeit laufen zusammen mit dem Staatsarchiv erste Pilotbetriebe für Ablieferung von Daten in das digitale Langzeitarchiv.

Heute erfolgt die Bewertung der Archivwürdigkeit durch ein spezialisiertes Büro. Nicht archivwürdige Akten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet. Die übrigen gehen ins Archiv zur dauernden Aufbewahrung. Es macht für die spätere Wiederauffindbarkeit Sinn, wenn die Archivierung nach derselben Systematik erfolgt wie die Ablage der laufenden Akten.

In Rorschach ist das heute noch nicht der Fall. Die Umstellung des Registraturplans beschränkte sich auf die aktiven Geschäfte. Bei der Überführung ins Archiv erfolgt dann die Umteilung ins alte Ablagesystem. Das ist nicht nur umständlich und teuer, es macht auch spätere Recherchen deutlich schwieriger.

Umstellung forcieren

Seit einigen Jahren ist der beauftragte Archivdienstleister daran, das Archivgut ins neue System zu überführen. Ihm stehen dafür jährlich 20’000 Franken zur Verfügung. Auf diese Weise werden aber noch Jahre vergehen, bis die Umstellung abgeschlossen ist. Der Stadtrat hat deshalb beschlossen, diesen Prozess zu beschleunigen. Im Budget 2023 der Investitionsrechnung ist dafür ein Kredit von 200’000 Franken enthalten. Dieser wird auf 10 Jahre abgeschrieben, sodass die jährliche Belastung unverändert bleibt.

Das städtische Archiv ist derzeit im ehemaligen Gefängnis an der Gerenstrasse 6 untergebracht. Es beansprucht dort das ganze Gebäude. Dieses ist als Archiv wegen der vielen kleinen Räume nur beschränkt geeignet. Zudem liesse es sich produktiver nutzen. Der Stadtrat hat sich deshalb nach alternativen Räumlichkeiten umgesehen und ist in der Zivilschutzanlage Mühletobel fündig geworden. Dort stehen vier grosse Räume zur Verfügung, die sich für den vorgesehenen Zweck bestens eignen. Für das Ausrüsten mit Regalen und den Umzug fallen weitere 100’000 Franken an. Dieses Geld ist allerdings gut investiert, wird im Gegenzug doch eine ganze Liegenschaft an bester Lage frei.