Im Jahr 2012 führte die Stadtkanzlei eine elektronische Geschäftsverwaltung ein. Damit verbunden war die Umstellung auf einen neuen Registraturplan, der sich an der systematischen Gesetzessammlung des Kantons St. Gallen orientiert und mittlerweile Standard ist bei den st. gallischen Gemeinden.

Unterschiedliches System für alte und neue Akten

Die bereits bestehenden Akten blieben nach dem alten Ablagesystem archiviert. Das hatte zur Folge, dass Dokumente des Stadtrates, welche nach 2012 anfielen, nicht ins Archiv überführt werden konnten und folglich in einem temporären Zwischenarchiv im Rathaus verblieben.

Vor einigen Jahren begann der externe Archivdienstleister, das Archiv schrittweise ins neue Ablagesystem zu integrieren. Dafür standen ihm jährlich CHF 20’000.00 zur Verfügung. Um diesen Prozess zu beschleunigen, beantragte der Stadtrat über das Budget 2023 einen Kredit von CHF 200’000.00.

Neuer Standort

Das städtische Archiv war während vielen Jahren im ehemaligen Bezirksgefängnis an der Gerenstrasse 2 untergebracht und beanspruchte das ganze Gebäude, welches dadurch nicht für andere, „sinnvollere“ Zwecke genutzt werden konnte.

Auf der Suche nach alternativen Standorten wurde die Abteilung Liegenschaften und Parkierung in der Zivilschutzanlage Mühletobel fündig. Dort stehen vier grosse Räume zur Verfügung, welche die über 1’000 Laufmeter Akten aufnehmen können. Für die Ausrüstung mit Archivregalen und den Umzug stellte der Stadtrat weitere CHF 100’000.00 ins Budget 2023.

Lohnende Investition

Das Projekt konnte im November abgeschlossen werden. Das neue Stadtarchiv präsentiert sich nun komplett überarbeitet. Sämtliche Akten sind neu registriert und beschriftet. Die zukünftige Digitalisierung, welche auch ein elektronisches Langzeitarchiv beinhaltet, wird es mit sich bringen, dass je länger je weniger Dokumente physisch aufzubewahren sind. Der neue Archivstandort wird also die Platzbedürfnisse der Stadt voraussichtlich für immer abdecken.

Die Gesamtinvestition von CHF 300’000.00 hat sich auch finanziell gelohnt, steht nun doch an der Gerenstrasse 2 eine Liegenschaft an bester Lage mit einem Verkehrswert von CHF 540’000.00 für neue Entwicklungen zur Verfügung.

^{Das Gebäude an der Gerenstrasse 2 ist nun frei für neue Nutzungen.}