Neues Archiv eröffnet Entwicklungspotenzial am alten Standort

Bild: In vier grossen Räumen in der Zivilschutzanlage Mühletobel steht genügend Platz zur Verfügung, um das Stadtarchiv aufzunehmen.
In Kürze
Mit dem Budget 2023 genehmigte die Bürgerversammlung einen Kredit von CHF 300’000.00 für die Überführung des städtischen Archivbestandes ins neue Ablagesystem. Die Arbeiten wurden nötig, weil die Stadtkanzlei im Jahr 2012 im Zusammenhang mit der Einführung einer elektronischen Geschäftsverwaltung auf einen neuen Registraturplan umstellte. In der Folge stimmte die aktuelle Ablage nicht mehr mit der Archivablage überein. Die Akten ab 2012 verlieben deshalb in einem temporären Zwischenarchiv im Rathaus. Im Zuge der Umregistrierung erfolgte gleichzeitig der Umzug des Archivs von der Gerenstrasse 2 in neue Räumlichkeiten in der Zivilschutzanlage Mühletobel. Damit wurde an bester Lage eine Liegenschaft frei für neue Entwicklungen. Die Investition von CHF 300’000.00 brachte also nicht nur eine bessere Ordnung, sie lohnte sich auch finanziell.
Autor: Stadtrat
Im Jahr 2023 erfolgte die Überführung des Stadtarchives ins neue Ablagesystem. Gleichzeitig konnte in den Räumlichkeiten der Zivilschutzanlage Mühletobel ein neuer Standort bezogen werden. Damit wird die Liegenschaft an der Gerenstrasse 2 frei für neue Entwicklungen.

Im Jahr 2012 führte die Stadtkanzlei eine elektronische Geschäftsverwaltung ein. Damit verbunden war die Umstellung auf einen neuen Registraturplan, der sich an der systematischen Gesetzessammlung des Kantons St. Gallen orientiert und mittlerweile Standard ist bei den st. gallischen Gemeinden.

Unterschiedliches System für alte und neue Akten

Die bereits bestehenden Akten blieben nach dem alten Ablagesystem archiviert. Das hatte zur Folge, dass Dokumente des Stadtrates, welche nach 2012 anfielen, nicht ins Archiv überführt werden konnten und folglich in einem temporären Zwischenarchiv im Rathaus verblieben.

Vor einigen Jahren begann der externe Archivdienstleister, das Archiv schrittweise ins neue Ablagesystem zu integrieren. Dafür standen ihm jährlich CHF 20’000.00 zur Verfügung. Um diesen Prozess zu beschleunigen, beantragte der Stadtrat über das Budget 2023 einen Kredit von CHF 200’000.00.

Neuer Standort

Das städtische Archiv war während vielen Jahren im ehemaligen Bezirksgefängnis an der Gerenstrasse 2 untergebracht und beanspruchte das ganze Gebäude, welches dadurch nicht für andere, “sinnvollere” Zwecke genutzt werden konnte.

Auf der Suche nach alternativen Standorten wurde die Abteilung Liegenschaften und Parkierung in der Zivilschutzanlage Mühletobel fündig. Dort stehen vier grosse Räume zur Verfügung, welche die über 1’000 Laufmeter Akten aufnehmen können. Für die Ausrüstung mit Archivregalen und den Umzug stellte der Stadtrat weitere CHF 100’000.00 ins Budget 2023.

Lohnende Investition

Das Projekt konnte im November abgeschlossen werden. Das neue Stadtarchiv präsentiert sich nun komplett überarbeitet. Sämtliche Akten sind neu registriert und beschriftet. Die zukünftige Digitalisierung, welche auch ein elektronisches Langzeitarchiv beinhaltet, wird es mit sich bringen, dass je länger je weniger Dokumente physisch aufzubewahren sind. Der neue Archivstandort wird also die Platzbedürfnisse der Stadt voraussichtlich für immer abdecken.

Die Gesamtinvestition von CHF 300’000.00 hat sich auch finanziell gelohnt, steht nun doch an der Gerenstrasse 2 eine Liegenschaft an bester Lage mit einem Verkehrswert von CHF 540’000.00 für neue Entwicklungen zur Verfügung.

Das Gebäude an der Gerenstrasse 2 ist nun frei für neue Nutzungen.

Im Jahr 2012 führte die Stadtkanzlei eine elektronische Geschäftsverwaltung ein. Damit verbunden war die Umstellung auf einen neuen Registraturplan, der sich an der systematischen Gesetzessammlung des Kantons St. Gallen orientiert und mittlerweile Standard ist bei den st. gallischen Gemeinden.

Unterschiedliches System für alte und neue Akten

Die bereits bestehenden Akten blieben nach dem alten Ablagesystem archiviert. Das hatte zur Folge, dass Dokumente des Stadtrates, welche nach 2012 anfielen, nicht ins Archiv überführt werden konnten und folglich in einem temporären Zwischenarchiv im Rathaus verblieben.

Vor einigen Jahren begann der externe Archivdienstleister, das Archiv schrittweise ins neue Ablagesystem zu integrieren. Dafür standen ihm jährlich CHF 20’000.00 zur Verfügung. Um diesen Prozess zu beschleunigen, beantragte der Stadtrat über das Budget 2023 einen Kredit von CHF 200’000.00.

Neuer Standort

Das städtische Archiv war während vielen Jahren im ehemaligen Bezirksgefängnis an der Gerenstrasse 2 untergebracht und beanspruchte das ganze Gebäude, welches dadurch nicht für andere, “sinnvollere” Zwecke genutzt werden konnte.

Auf der Suche nach alternativen Standorten wurde die Abteilung Liegenschaften und Parkierung in der Zivilschutzanlage Mühletobel fündig. Dort stehen vier grosse Räume zur Verfügung, welche die über 1’000 Laufmeter Akten aufnehmen können. Für die Ausrüstung mit Archivregalen und den Umzug stellte der Stadtrat weitere CHF 100’000.00 ins Budget 2023.

Lohnende Investition

Das Projekt konnte im November abgeschlossen werden. Das neue Stadtarchiv präsentiert sich nun komplett überarbeitet. Sämtliche Akten sind neu registriert und beschriftet. Die zukünftige Digitalisierung, welche auch ein elektronisches Langzeitarchiv beinhaltet, wird es mit sich bringen, dass je länger je weniger Dokumente physisch aufzubewahren sind. Der neue Archivstandort wird also die Platzbedürfnisse der Stadt voraussichtlich für immer abdecken.

Die Gesamtinvestition von CHF 300’000.00 hat sich auch finanziell gelohnt, steht nun doch an der Gerenstrasse 2 eine Liegenschaft an bester Lage mit einem Verkehrswert von CHF 540’000.00 für neue Entwicklungen zur Verfügung.

Das Gebäude an der Gerenstrasse 2 ist nun frei für neue Nutzungen.

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